Sopimukset ja

sudenkuopat 

Teksti: Jere Lehtonen Kuva: Henk L
Yritysten toiminta perustuu juridisesti laajalti erilaisten sopimusten varaan. Sopimusehdot määrittelevät myös seuraamukset sille, kun sovitut asiat eivät toteudukaan. Siksi yrityksen toiminnassa tarvittavien sopimusten koko kirjon tiedostaminen ja sopimusten itsensä ymmärtäminen ovat oleellinen osa yritysten riskinhallintaa.

Yritysjuridiikan erityispiirre on, että sen asiantuntijuus on pitkälle lokeroitunutta. Kokonaisuuden hallinta vaatii usein tiimityötä, eikä yksittäisen asiantuntijan voi edellyttää hallita koko kenttää. Sopimusriskien hallinnassakin vain harvat suuret yritykset voivat luottaa omaan osaamiseensa.

-Itä-Suomessa varaudutaan sopimusriskeihin vielä aika huonosti, toteaa varatuomari Vesa Ellonen, tilintarkastus-, vero- ja lakipalveluita, sekä yleisiä neuvontapalveluita tarjoavan KPMG:n Mikkelin toimiston yhteyshenkilö.

Asiantuntijaorganisaatio tarjoaa neuvontaa esimerkiksi yrityskauppojen, rahoituksen, henkilöstöjohtamisen ja IT-turvallisuuden osalta. Ellonen itse edustaa laki- ja veropalvelujen juridiikkaa.

- Suullisia sopimuksia tehdään paljon, ja luottamusperiaatteella toimitaan, Ellonen kuvaa Itä-Suomen yrityssopimuskäytäntöä.

HUONOJEN SOPIMUSTEN yksi riski on luonnollisestikin se, että ne johtavat käräjille asti vieviin riitoihin. Toinen ongelma on yritykselle epäedulliset, tai sellaiseksi muuttuvat sopimukset, joista ei päästä irti. Riitely on myös Suomessa varsin kallista.

Sopimusriskit ovat erilaisia erikokoisille ja eri vaiheessa oleville yrityksille. Esimerkiksi juuri aloittavien yritysten kohdalla ensin pitäisi saada sovittua osakkaiden kesken mitä tehdään, miten tehdään ja milloin, eli osakassopimukset. Myös yrityksen rahoittamisesta tulisi sopia. Kyseessä on iso investointi, ja lama-aikana yrittäjät itse joutuvat tilanteeseen, jossa heidän täytyy laittaa omaa pääomaa yritykseen.

Ulkopuolisten rahoittajien, kuten pankkien, lainasopimukset ovat pitkälle vakiintuneita, eikä yrittäjillä ole juuri mahdollisuutta niihin vaikuttaa. Tällöin sopimusriskin hallinnassa oleelliseksi nousee ymmärrys siitä, mitä allekirjoitetaan.

Pankit itse varautuvat rahoittamansa yrityksen mahdollisiin ongelmiin kovenantein, eli sopimusehdoin, joiden täyttymistä seurataan erilaisten tunnuslukujen avulla. Jos esimerkiksi yrityksen velkataakka kasvaa liialliseksi, koko velka lankeaa kerralla maksettavaksi. Sopimusehdot voivat velvoittaa osakkaita rahoittamaan vaikeuksissa olevaa yritystä lisää. Seurauksena voi olla myös lainan koron nousu, joka voi tehdä jo valmiiksi hädin tuskin kannattavan yrityksen olosta tukalaa.

- Takuuehtoineen rahoitukseen liittyvät sopimukset ovat iso kokonaisuus, jonka riskien ja merkityksen ymmärtäminen yritykselle on tärkeää.

- Kun yritys on saanut rahoituksen, kovenantit ja vakuudet onnen huumassa helposti unohtuvat, Ellonen sanoo.

YRITYSTOIMINTA ITSE pitää sisällään tavaran tai palvelun tuottamiseen liittyviä hankinta- tai tuotantosopimuksia, myyntiin liittyviä myyntisopimuksia, toimitilojen vuokrasopimuksia sekä luonnollisesti työsopimuksia.

- Työsopimuksiin ei useinkaan kiinnitetä paljonkaan huomiota, kun ajatellaan, että työehtosopimus sääntelee niiden sisältöä, Ellonen toteaa.

Kaikkien sopimusten hallinta on haastavaa, ja Ellonen suositteleekin, että yritykset koostaisivat toiminnalleen tarpeellisista sopimuksista sopimuspaketin, jota sitten eri tilanteisiin päivitettäisiin ja joita voi sopimuskumppaneille tarjota.

Pk-yrityksellä ei kuitenkaan aina ole mahdollista olla tekemässä sopimusta, jonka mukaan se joutuu toimimaan. Alihankkijan osana on tyypillisesti toimia olemassa olevien sopimusten mukaan. Kun tilanteessa mennään vahvemman osapuolen ehdoilla, sopimusriskin hallinnassa on kyse siitä, voiko sopimusehtoihin suostua.

- Yksi sopimusriskitilanne on se, että muutokset jätetään päivittämättä sopimuksiin, Ellonen kertoo.

Tilanteen tai toiminnan muutokset tehdään aina tarpeeseen, ja tyypillisesti johtavat sopimuksen heikennykseen toisen osapuolen osalta. Hyötyjä ei luonnollisestikaan halua alkuperäiseen tilanteeseen palata, jolloin asiasta voi syntyä riita.

Tällainen tilanne voi myös tulla eteen varsin huomaamatta, sillä sopimusmuutos voi syntyä sähköpostitse, suullisesti tai jopa konkludenttisesti, eli siten, että muuttunut toiminta jatkuu kyseenalaistamatta riittävän pitkään.

- Riidoissa yksi osapuoli on usein sitä mieltä, että sopimuksia voi aina kohtuullistaa. Todellisuudessa kyseessä on äärimmäinen poikkeus Suomessa vallitsevaan yleiseen juridiseen periaatteeseen, että sopimuksesta pidetään kiinni.

Valmiita sopimusmalleja ja pohjia on saatavilla verkosta, Ellosen mukaan hyviäkin. Näitä käytettäessä sopimusten juridiikka ja niiden oleellisuus on kuitenkin ymmärrettävä hyvin, samoin kuin sopimuksen jokainen sana.

- Suomalaisessa sopimuskäytännössä pyritään mahdollisimman lyhyeen, eli vähäsanaiseen sopimukseen. Tällöin joka sanalla on merkitys, Ellonen kertoo.

Samaan tapaan sopimusten sisältämät viittaukset lakitekstiin tulisi käyttää asiantuntijan tarkistettavana, jotta tämä voisi selvittää miten ne kussakin kohdassa toimivat.

OMA LUKUNSA ovat kansainväliset sopimukset, joissa lakikielenä on englanti. Niiden hallinta ja tulkinta vaatii siis kielellistä erikoisosaamista.

- Kansainvälisiin sopimuksiin tuntuu myös useimmiten liittyvän kiire, Ellonen huomauttaa.

Jos suomalainen pk-yritys on kansainvälisessä sopimustilanteessa esimerkiksi pitkän alihankintaketjun välikätenä, on tilauksen saaminen tyypillisesti edellyttänyt joustavuutta ja notkeutta.

Ellonen suositteleekin, että yrityksillä olisi jo valmiita englanninkielisiä käännöksiä sopimuspaketistaan.

- Uutena alana, ja alana, johon nykyään vielä varsin puutteellisesti varaudutaan, on noussut tietoturvallisuuskysymykset.

Sopimusriski tietoturvan osalta nousee esiin esimerkiksi tilanteessa, jossa tuote on pitkän toimitusketjun takana. Jos tällöin päähankkija ei ole siirtänyt kovaa vastuutaan eteenpäin sopimuksessa, voi eteen tulla tilanne, jossa jokin arvokas tai salassa pidettävä tieto on lähtenyt väärille teille. Alihankkijahan ei tällöin ole korvausvastuussa, koska sopimus ei sisällä tietoturvallisuutta koskevaa kohtaa.

- Vanhana poliisimiehenä olen huomannut, miten vähän sopimuksissa huomioidaan rikollisuus, ja miten vähän varaudutaan IT-rikoksiin.

- Sopimussakko voi kaataa hyvänkin yrityksen, Ellonen muistuttaa.

Sopimusriskeihin tulisikin varautua hyvin, ja käyttää asiassa asiantuntija-apua. Tällöin säästyy monelta harmilta.

Saatat tykätä myös näistä jutuista

Lähetä juttuvinkki tai kuva