Työpäivän 
aikasyöpöt

kuriin!

Teksti Digimag/Mette Maukonen Kuva Pixabay
Nykyään työaika tuntuu hukkuvan turhan säätämisen lisäksi yksityisasioihin ja liian pitkiin taukoihin. Mihin työpäivän tunnit oikein katoavat? Listasimme vinkkejä ajansäästämiseen töissä.

Kallis työaika kuluu osittain jo pelkkään sähläämiseen. Säätämiseen luokitellaan kaikki etsiminen, korjaaminen ja omien asioiden hoitaminen. Mustekynän hävittäminen tai kopiokoneen kanssa tappeleminen on monelle tuttua. Järjestelmällisyys ja kärsivällisyys ovat apukeinoja sähläämisen estämiseksi. Muita apukeinoja ovat toimintatapojen yksinkertaistaminen ja kaiken turhan pois karsiminen. 

HENKILÖKOHTAISIIN PUHELUIHIN, sähköposti- ja tekstiviestien vastaamiseen, sekä laskujen hoitamiseen, saattaa kulua yllättävän paljon aikaa. Yksityisiin asioihin on helppo ajautua, vaikka työasioilla olisi kiire. Tähän auttaa esimerkiksi eri sähköpostit työ- ja yksityisasioille, sekä erillinen työpuhelin. Yksityisen puhelimen voi vaikka jättää kotiin työpäivän ajaksi, jolloin houkutusta henkilökohtaisten asioiden hoitamiseen ei ole.

Kahvi- ja tupakkatauot ovat monesti liian pitkiä. Osa seisoo tupakalla varttitunnin monta kertaa päivässä, toiset taas käyttää puoli tuntia kahvin hörppimiseen. Monilla on suuri houkutus pitkittää sallittuja taukoja, kiireen ja stressin lomassa. Taukoja on tietysti tärkeä pitää, jotta jaksaa virkeänä työpäivän loppuun asti. Pienet paussit tulisi kuitenkin suunnitella etukäteen ja niiden pituuksissa olisi tärkeä pidättäytyä. 

Tiedonhaku ja kokoaminen vie aikaa hyvin monelta. Moni työpaikka on täynnä paperiliitteitä ja -dokumentteja, joiden etsimiseen ja järjestelyyn kuluu paljon aikaa. Nykypäivänä yritetään luopua papereista ja pyritään siirtämään sama sekamelska tietokoneelle. Järjestely tietokoneen avulla on paljon helpompaa – jos sitä osaa käyttää. Eri atk-ohjelmien ja tiedostojen hallitseminen vaatii osaamista, jotta niiden käyttö olisi sujuvaa. Olisi tärkeää opastaa työntekijöitä uusien ohjelmien käytössä, sillä se nopeuttaisi työntekoa ja itse ahkeroimiseen olisi helpompi keskittyä.

ERÄÄSSÄ MCKINSEYN tutkimuksessa havaittiin, että jopa 28 % työviikosta kuluu sähköpostien lukemiseen ja niiden vastaamiseen, sekä 19 % työajasta kuluu tiedonhakuun ja sen kokoamiseen. Se on yhteensä 47 % turhaa työaikaa. Tutkimuksen mukaan teknologian kehittymisen avulla ja uusilla atk-ohjelmilla työtehokkuutta voidaan parantaa jopa 25 %. 

Omaa toimintaa kannattaa tarkkailla työpäivän aikana. Voit itse huomata, mitkä asiat vaikuttavat työajan kulumiseen ja voiko niitä ehkäistä. Omaa työtehokkuutta voidaan parantaa, esimerkiksi nukkumalla ja syömällä paremmin. Terveelliset elämäntavat saavat aikaan ihanteellisen vireystilan. Esimerkiksi päivittäinen liikunta ja raitis ilma ovat hyvin tärkeitä, varsinkin jatkuvasti istuville toimistotyöntekijöille. 

Lähteet: mckinsey.com, ksml.fi, yle.fi

Bisnes
Bisnes2017
työpäivä
hukka-aika
aikasyöppö
tehokkuus

Saatat tykätä myös näistä jutuista

Lähetä juttuvinkki tai kuva