Aika haltuun

Teksti: Digimag/Roosa Turpeinen Kuva: Shutterstock
Loman jälkeen arki työpaikalla voi tuntua kaaokselta. Onko ajanhallinta sinulle helppoa, vai olisiko arjessa tarvetta tehokkaammille työrutiineille? Tässä muutama keino ajan parempaan hallintaan.
Vinkkejä ajan hallintaan:

1 Listaa
Tee lista tehtävistä asioista.

2 Priorisoi
Mieti, mitkä asiat vaativat huomiotasi ensimmäisinä.

3 Karsi
Karsi pois asiat, jotka ehtii tehdä myöhemmin.

4 Aikatauluta
Jätä kalenteriin tilaa yllätyksille.

Järjestelmällinen ajankäyttö vähentää stressiä ja on tärkeää niin hyvien työtulosten kuin myös paremman elämänlaadun kannalta. Tehtävien suunnittelu, aikataulutus ja rutiinien muodostaminen auttavat saamaan paremman otteen ajankäytöstä. Työpäivän loppuun kannattaa aina jättää hieman aikaa seuraavan päivän suunnittelua varten. 

Priorisointi on asiantuntijoiden mielestä paras tapa luoda järjestystä kaaokseen. Hoidettavat tehtävät voi laittaa tärkeysjärjestykseen monella eri tapaa: kiireellisyyden, 
asiakkaan tarpeen tai esimerkiksi kiinnostavuuden mukaan. Priorisoidessa on tärkeä muistaa, ettei kaikille tehtäville välttämättä riitä aikaa. Uskalla siis kieltäytyä uusista tehtävistä, jos tiedät työkasasi olevan jo ennestään iso.   

Keskity omiin työtehtäviisi. Erään tutkimuksen mukaan suomalaisen työajasta jopa viides menee turhaan puuhasteluun. Mikäli töissä on jatkuvasti kiire, kannattaa keskittyä vain omiin tehtäviin ja jättää ylimääräiset, varsinaiseen toimenkuvaasi kuulumattomat työt pois. 

TYÖNTEKOA ja sen aloittamista helpottaa niin sanottu Fokuskello, eli Pomodoro-tekniikka. Tekniikassa työntekoon keskitytään 25 minuuttia kerrallaan, minkä jälkeen voi pitää viiden minuutin tauon. Tauon voi käyttää haluamallaan tavalla esimerkiksi venyttelyyn tai vaikka somettamiseen. Neljännen Pomodoron jälkeen pidetään pidempi, 15–30 minuutin tauko. 

Kolmas suositeltu taktiikka ajanhallintaan on japanilainen Kanban. Taktiikka perustuu ajankäytön 
visualisoimiseen. Kanbanissa asiat listataan viiteen sarakkeeseen: Projekti, etenee, este, tehty ja arkistoitu.

Projekti-sarakkeeseen kirjoitetaan tehtävät, Etenee-sarakkeessa rastitaan listan asiat, joita hoidetaan juuri nyt, Este-sarakkeeseen merkitään asiat, jotka eivät etene esimerkiksi lisäohjeiden puuttuessa, Tehty-sarakkeeseen merkitään valmiit työt ja Arkistoitu-sarakkeeseen kirjoitetaan ylös ne työt, jotka arkistoidaan jonnekin.

Kanbanissa on tarkoituksena tehdä yhtäaikaisesti korkeintaan viittä asiaa. Mikäli ilmaantuu kuudes kiireisempi asia, putoaa listalta pois yksi vähemmän tärkeä asia. 

Lähteet: motiivilehti.fi, mtv.fi, elomedia.elo.fi, nyyti.fi, ttl.fi 

 

#bisnes
aikasyöppö
ajanhallinta
Työ ja ura

Saatat tykätä myös näistä jutuista

Lähetä juttuvinkki tai kuva